ДВАНАДЦЯТЬ “ЗОЛОТИХ” ПРАВИЛ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

(З посібника  С. і К. Бейкерів “Проектний менеджмент для “чайників”, Альфа букс, Нью-Йорк, 1998)

Успіх практично для всіх проектів означає досягнення проектних цілей в межах встановленого часу і бюджету, що були узгоджені між членами команди та зацікавленими сторонами. Відтак, насправді є лише

 чотири причини, чому життєздатний проект може зазнати невдачі.

1. Бракує наявних ресурсів для завершення проекту
2. Не вистачає встановленого часу для завершення проекту
3. Неясні проектні очікування ведуть до невідповідних чи неповних результатів
4. Неузгодженість між зацікавленими сторонами щодо проектних очікувань виливається у незадоволення кінцевими результатами

Ніхто не починає проект із думкою, що він зазнає невдачі.

Проте дуже часто проекти зазнають невдачі через те, що менеджери проектів нехтують 12 базовими правилами проектного менеджменту, завдяки яким можна уникнути чотирьох причин проектної невдачі.

Правило 1: Необхідно досягти згоди щодо результатів проекту

Якщо Ви не знаєте, що прагнете зробити, навряд чи зробити щось вартісне. Проект без чітких очікувань насправді є шматком безцільної праці. Для того, щоб проект був успішним, у нього мають бути чітко визначені цілі, що показують, як має виглядати завершений проект.
Але для Вас недостатньо знати, що Ви хочете зробити. Необхідно досягти згоди всіх зацікавлених сторін і членів команди щодо правильності цілей та очікувань проекту.

Правило 2: Необхідно створити найкращу команду
Сповнена завзяття, професійна та належно організована проектна команда є ключем до успіху. Цю групу людей Ви мусите сформувати, оскільки досконала команда практично ніколи сама по собі не виникає. Хороша команда починається з хорошого Вашого вибору. Але подеколи відібрані люди можуть виявитись геть безініціативними або самовпевненими упертюхами.
Це Ваше завдання зробити так, щоб проектна команда якнайшвидше стала організованою та амбіційною, незважаючи на недостатній досвід, знання, проблеми в родині чи конфлікт інтересів.

Правило 3: Необхідно розробити всебічний і життєздатний план і постійно його переглядати
Повний, деталізований план є головним чинником успішної реалізації будь-якого проекту. План допомагає вести проект. Це документ, що повідомляє про загальні наміри, завдання, необхідні ресурси та графік виконання проекту. Без плану практично неможливо скерувати якусь групу людей на досягнення загальної мети.
Звичайно, скласти план недостатньо. Оскільки Ви не можете побачити майбутнє, наче якийсь віщун у скляній кульці, розроблений і ухвалений план може зазнавати змін від початку проекту до його завершення. Коли Ви отримуєте більше інформації про проектні реалії, коли зацікавлені сторони змінюють думку про те, що їм потрібно, Ваш план вимагає переоцінки. Попіклуйтесь про це заздалегідь – бо якщо Ви не переглянете Ваш проектний план і не обговорите ці зміни із зацікавленими сторонами, то нестимете відповідальність за бюджет і графік первинного плану проекту.

Правило 4: Необхідно визначити, які ресурси Вам насправді потрібні для здійснення проекту
Що б Вам не казало керівництво, Ви не зможете витиснути з каменя води. Без людей, капіталу та обладнання, потрібних для реалізації проекту, Ви нічого не зможете зробити. Ви мусите отримати достатні ресурси або провести повторні переговори, що буде зроблено за менших ресурсів (див. Правило 1). Отримання достатніх ресурсів (включаючи обладнання, людей і матеріали) для проекту є постійною проблемою більшості організацій і однією з найважливіших ділянок відповідальності всіх проектних менеджерів.

Правило 5: Необхідно мати реалістичний графік
Без реалістичного графіку Ви ніколи не здобудете успіху – Ви виб’єтесь із часу, перш ніж спробуєте знову. Можна залучити більше людей, придбати більше допоміжних матеріалів, але неможливо створити більше часу, хоч би що робити.
Найкоротший шлях втратити довіру як проектний менеджер – це змінити графік реалізації проекту без вагомих підстав. Дотримуючись правил 1 і 8, можна знайти більше часу, якщо узгодити новий графік.

Правило 6: Не потрібно намагатися зробити більше, ніж можливо
Необхідно визначити належний обсяг проекту. Обсяг проекту більше за мету. Скажімо, метою проекту є побудова двоповерхового приміщення на автостоянці до грудня наступного року. Але обсяг проекту може бути різним: від встановлення готової металевої конструкції на бетонному фундаменті до зведення мініатюрного палацу Таджмахал для голови правління. Якщо перший обсяг реалістичний, то другий – ні. Упевніться, що цілі та обсяг проекту зрозумілі кожному, якщо хочете досягти успіху.

Правило 7: Необхідно пам’ятати про людей
Часом, зосередившись на управлінні проектом (проектному менеджменті), Ви можете забути, що всі проекти переважно стосуються людей. Успіх проекту залежить від людей, а не від звітів, таблиць чи навіть комп’ютерів. Щоб бути успішним проектним менеджером, Ви мусите враховувати потреби та пріоритети людей. Люди управляють проектом. Люди виконують роботу. Люди вітають (чи критикують) кінцеві результати. Проекти напружують людей, оскільки майже завжди залучають нові угруповання, встановлюють кінцеві терміни, вимагають додаткової праці. Якщо кінцеві результати проекту не на користь людям, проект зазнав невдачі.

Правило 8: Необхідно отримати формальну та постійну підтримку від керівництва та зацікавлених сторін
Зрозуміло (чи принаймні має бути зрозумілим), що необхідно отримати схвалення від керівництва (донорів, контрольних органів тощо) та головних зацікавлених сторін, перш ніж починати проект. Це вимагає не тільки вміння спілкуватись, а й уміння вести переговори. Це правило дуже схоже на правило 1, за винятком того, що вимагає додаткової стадії формальної згоди до здобуття загальної згоди, згідно з правилом 1. Потрібно, щоб усі, хто має зробити свій внесок у вигляді ресурсів (часу чи грошей), а також ті, на кого може вплинути проект (змінити роботу чи життя) формально підписалися під згодою про важливість проекту. Для підтримки більшості зацікавлених сторін потрібна підписана згода, але не обмежуйтесь підписом. Правило 8 вимагає підтримувати постійне зацікавлення проектом. Якщо Ви починаєте проект зі згоди вищого керівництва, але керівник не має зацікавлення в проекті, хай навіть і поставив підпис, навряд чи Ви здобудете винагороду по завершенні проекту.

Правило 9: Необхідно бути готовим до змін
Це правило перегукується з правилом 3. Необхідно бути готовим пристосувати проектний план і процес реалізації, щоб спрямувати проект до необхідної мети. Часом зміни відбуваються з природних причин, як от, скажімо, гроза, що зупиняє будівельні роботи. Часом зміни відбуваються, оскільки зۥявляється нова інформація, як от, скажімо, коли науковці у штаті Юта відкрили явище холодного ядерного синтезу, що відразу змінило погляд на будівництво ядерних реакторів і зупинило всі проекти у світі. Як зазначив один науковець, “Це так, наче ми намагаємося винайти біплан, коли раптом хтось показує “Боїнг-747”. Часом зміни стають наслідком людських забаганок, як от, скажімо, бажання клієнта рекламної агенції, який тепер хоче відео кліп замість буклету для реклами нового продукту, хоч буклет уже майже готовий до друку.

Правило 10: Необхідно інформувати людей про стан справ
Необхідно інформувати всі відповідні зацікавлені сторони про розвиток проекту, проблеми та зміни. Спосіб дотримуватися цього правила дуже простий: повідомляти, повідомляти, повідомляти. Оскільки речі та обставини, пов’язані з проектом, змінюються (а це завжди трапляється), зацікавлені сторони можуть хотіти чи потребувати внести власні зміни в проект.

Правило 11: Необхідно бути готовим до інновацій
Оскільки всі проекти різні, з різними людьми, цілями та завданнями, було б недоречно використовувати одні й ті самі методи, програмне забезпечення, таблиці, графіки чи інші інструменти. Стандартні методи чи засоби можна застосувати до всіх проектів, але не всі проекти мають однакові ризики чи складність. Необхідно вміти пристосувати процедури, прийоми й методи управління до окремого проекту.

Правило 12: Необхідно стати лідером
Лідерство – це здібність, яку дехто має від природи, але решті з нас доводиться над цим працювати. Прочитати посібники з проектного менеджменту буде недостатньо, щоб виконувати проект у встановлених межах часу і бюджету. Як проектний менеджер Ви мусите прочитане втілити в життя. Необхідно стати і лідером,  і членом команди. Ви мусите не тільки планувати, відстежувати, контролювати проект, а й бути джерелом мудрості та мотивації для членів команди й зацікавлених сторін. Без лідерства навіть добре скоординований проект може не досягти свої цілей – учасники проекту не відчують підтримки й керівництва.

Таке Ваше завдання як проектного менеджера.